Етапи автоматизації бізнес-процесів на Microsoft SharePoint

У вітрі сучасних технологій, де кожна секунда на вагу золота, автоматизація бізнес-процесів стає не просто модною тенденцією, а реальною необхідністю. Продукт Microsoft SharePoint відкриває перед компаніями двері в світ, де рутинні завдання виконуються миттєво, а співробітники можуть зосередитися на творчих аспектах роботи.

Визначення автоматизації бізнес-процесів на Microsoft SharePoint

Автоматизація бізнес-процесів — це мистецтво перетворення повсякденних завдань на прості кліки мишею. Це як магія, коли ручна робота, яка займала години, тепер виконується за лічені секунди. А Microsoft SharePoint — це та чарівна паличка, яка дозволяє це реалізувати. Уявіть собі компанію, де вся корпоративна інформація структурована та зручно представлена, а документи не загубляються в безодні електронних папок, завдяки системам електронного документообігу.

Переваги автоматизації бізнес-процесів

Автоматизація на Microsoft SharePoint відкриває перед компаніями нові горизонти можливостей. Наприклад, впровадження систем електронного документообігу не тільки спрощує обіг документації, але й забезпечує її захист, зменшує ризик втрати важливої інформації та збільшує продуктивність співробітників. Крім того, така система дозволяє зберігати всю документацію в одному місці, що спрощує доступ до неї та її пошук. Важко переоцінити такі переваги для сучасного бізнесу.

Цілі та завдання автоматизації

Кожна компанія, яка вирішує впровадити автоматизацію, має свої цілі. Для одних це зменшення витрат, для інших — підвищення продуктивності або якості обслуговування. Наприклад, медичний центр може автоматизувати запис пацієнтів на прийом, щоб зменшити черги та покращити роботу адміністраторів. Тоді як магазин може автоматизувати процес замовлення товарів у постачальників, щоб завжди мати популярні товари на складі.

Етапи автоматизації на Microsoft SharePoint

1. Аналіз поточних бізнес-процесів — це як медичний огляд перед важливим марафоном. Необхідно з’ясувати, де “болить”, що працює не так, як хотілося б. Можливо, відділ продажів витрачає занадто багато часу на формування договорів, або отримання нової інформації про правила та накази підприємства, коли цей процес можна автоматизувати за допомогою корпоративних порталів.
2. Визначення вимог до автоматизації — це етап, коли вибираємо, які “болючі точки” будемо лікувати в першу чергу та за допомогою яких бізнес-рішень та технологій. Це може бути автоматизація роботи з клієнтами через впровадження Microsoft Dynamics 365 CRM, оптимізація внутрішніх процесів або створення систем електронного документообігу за допомогою Microsoft SharePoint.
3. Розробка технічного завдання — це “рецепт” нашого лікування. Тут ми детально описуємо, як буде виглядати наше рішення, які функції воно буде виконувати та як інтегруватися з іншими системами. Кожен замовник перед початком проекту має впевнитись, що ми маємо спільне бачення його результатів.
4. Розробка та налаштування рішення — на цьому етапі ми “готуємо ліки”. Розробники створюють необхідні компоненти, налаштовують систему під конкретні потреби компанії.
5. Тестування рішення — перш ніж дати “ліки” пацієнту, ми перевіряємо їх на ефективність. Тестування допомагає виявити можливі проблеми та виправити помилки ще до впровадження системи.
6. Навчання користувачів — навіть найкращі “ліки” будуть недієвими, якщо пацієнт не знає, як їх приймати. Тому ми навчаємо співробітників користуватися новою системою, показуємо всі її можливості, даємо письмові інструкції.
7. Впровадження та запуск — момент істини. Ми переносимо рішення на продуктивне середовище замовника та запускаємо систему, спостерігаємо за її роботою, аналізуємо перші результати.
8. Супровід та розвиток — технології не стоять на місці, і наша система також повинна розвиватися. Ми слідкуємо за нововведеннями, вдосконалюємо систему, додаємо нові функції. Все це робиться в рамках договору технічного супроводу на вигідних для замовника умовах.

Приклади та кейси

Розглянемо компанію “EcoTech”, яка спеціалізується на продажу екологічно чистих технологій. Кожного дня вони отримують численні запити від партнерів та клієнтів, що вимагає швидкої та ефективної реакції. До впровадження системи електронного документообігу на базі Microsoft SharePoint, їх команда витрачала години на обробку, підписання та відправку документів. Після автоматизації, “EcoTech” змогла знизити час на обробку документів на 70%, покращити комунікацію між відділами та збільшити задоволеність клієнтів завдяки швидкому відгуку.

Висновок

Автоматизація бізнес-процесів на Microsoft SharePoint — це не просто модна іграшка для IT-спеціалістів. Це реальний інструмент для підвищення ефективності роботи компанії, збільшення прибутку та задоволеності клієнтів. Не варто чекати, поки конкуренти випередять — краще почати автоматизацію вже сьогодні. І тут на допомогу може прийти українська ІТ компанія TechExpert. За свій час існування, вона накопичила величезний досвід з автоматизації бізнес-процесів на SharePoint, маючи за плечима численні успішні кейси як з комерційними, так і з державними підприємствами. TechExpert завжди відкрита до нових викликів та запрошує до співпраці всіх, хто прагне оптимізувати свій бізнес і підняти його на новий рівень.Копіювати текстСкопіювати HTML

Завантажити картинкиВиконавВідмовитися